Smart Working, magia possibile con la tecnologia. Sette consigli per realizzarlo, adesso
Guy Clapperton e Philip Vanhoutte in The Smarter Working Manifesto evidenziano come il percorso vincente dello Smart Working si sviluppa su tre asset principali, chiamati 3 B: Bricks, Bytes e Behaviours. Nel mio post precedente io ne avevo affrontati due, Bricks e Behaviours. Ovvero mattoni e comportamenti.
È il momento di parlare dei Bytes, cioè la tecnologia.
Oggi un’impresa può avvalersi di ambienti tecnologici formidabili che incentivano lo smart working. Si tratta quasi sempre di strumenti freemium, ovvero che permettono di accedere ai servizi standard gratuiti, mentre per la parte premium si paga un canone, tendenzialmente mensile. Possono essere classificati in tre categorie.
STRUMENTI DI CO-CREAZIONE E CONDIVISIONE DEI CONTENUTI
Permettono di lavorare in modalità delocalizzata, sia da desktop che via mobile attraverso app dedicate estremamente raffinate. Per la condivisione di appunti un must è Evernote, che ha addirittura lanciato una partnership con il leggendario taccuino Moleskine, creando un ambiente integrato online-offline. Scrivete su carta, scattate una foto, e le vostre note prendono vita in formato digitale, perfettamente categorizzate.
Anche le presentazioni in stile Powerpoint possono diventare dinamiche e collaborative in tempo reale: provate a crearne una con Prezi, oppure a lanciare le vostre sessioni di brainstorming sulla bacheca digitale di Mural.ly.
AMBIENTI SOCIAL DI PROJECT MANAGEMENT
Tra i più quotati troviamo certamente Basecamp, che si rivela ottimo per obiettivi di breve-medio termine, permettendo di creare e gestire team di lavoro, affidando a ciascuno ruoli e task specifici facilmente monitorabili. Per chi fosse molto confidente con gli strumenti digitali e cercasse una suite più completa e flessibile la soluzione è Podio, che permette addirittura di creare i propri processi interni di lavoro, attraverso applicazioni dedicate.
ESN: ENTERPRISE SOCIAL NETWORK
In questo caso si utilizza un social network vero e proprio, che va a sostituire la intranet dell’azienda. Tra le piattaforme più gettonate Yammer, acquistata ne 2012 da Microsoft, e Google+, che tutti conosciamo quale acerrimo rivale di Facebook, ma che probabilmente troverà la sua strada quale formidabile strumento di Enterprise Social Networking, integrandosi perfettamente con tutti gli strumenti della suite Google for Work.
https://www.youtube.com/watch?v=MMEoWMJf1uY
Ovviamente, come tutti gli strumenti, anche quelli al servizio dello Smart Working vanno gestiti in manierà “Smart”. Ecco sette tips dettati dalla mia personale esperienza.
1. Progettate delle linee guida d’uso, che potranno essere personalizzate in base a ruoli e settori d’attività dei gruppi di lavoro e delle singole persone. E perché no, spingetevi più in là realizzando un vero e proprio Brand Manifesto co-creato con tutti i collaboratori, che traghetti con energia e visione la vostra company nel mondo della social organization. Ricordate: più coinvolgete, più vi avvicinerete all’obiettivo.
2. Definite compiti precisi per i quali gli ambienti tecnologici potranno essere sfruttati. Non basta dire: “discutete e collaborate sui temi che vi appassionano di più”. Molto meglio lanciare il progetto X dentro la piattaforma con delle scadenze di consegna, che si tratti dell’aggiornamento di un prodotto core business o dell’organizzazione della festa di compleanno di un collega.
3. Affidate i compiti di alfabetizzazione e motivazione agli ambassador: uno all’interno di ogni team sarebbe l’optimum. Non sceglieteli in quanto amanti della soluzione tecnologica, ma perché rispettati e benvoluti da tutti gli altri membri del gruppo. In questo caso carisma ed empatia battono la competenza tre a zero.
4. Mettete i gruppi di lavoro (o addirittura le singole persone) in competizione virtuosa tra loro, con un sistema di incentivi per chi sfrutta nel modo migliore lo strumento raggiungendo gli obiettivi.
5. Sfruttate l’opportunità di creare gruppi di lavoro sia interni che esterni: coinvolgete partner, fornitori, stakeholder, clienti, ovviamente in un ambiente protetto.
6. Celebrate: un evento dal vivo ben organizzato è il modo migliore per sottolineare l’importanza dell’adozione della nuova tecnologia. Un esempio ambizioso lo trovate in questa presentazione, relativa al lancio della multinazionale Tyco, su Yammer.
7. Ricordate che questi strumenti dovrebbero aiutarvi a diminuire l’eccesso di informazioni inutili. Se, ad esempio, una parte dei flussi di comunicazione si rivela un doppione di quanto già si condivide via mail, state producendo cacofonia e ridonanza: c’è qualcosa che non va!
Lo smart working non è certo adatto a tutti gli ambiti professionali: difficile immaginarsi un dottore o un infermiere in grado di operare oggi lontano dalla propria struttura. Ma per molti lavoratori saper trasformare all’occorrenza il proprio smartphone in un ufficio e collaborare in team delocalizzati in tempo reale significa cogliere le opportunità non solo del futuro, ma del nostro presente.
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