Smart working? Sì, se anche le riunioni sono intelligenti
La pandemia ha portato a un aumento del numero di ore lavorate. Lo rivela una ricerca condotta da Microsoft, secondo cui dal marzo 2020 la giornata lavorativa media è aumentata del 13% (circa un’ora). Ma il dato forse più preoccupante è che il lavoro effettuato dopo il normale orario d’ufficio è aumentato del doppio.
Lo smart working è spesso dispersivo, e per molti è diventato difficile tracciare confini tra il tempo libero, la cura dei figli e della casa e il tempo da dedicare al lavoro.
La ricerca evidenzia anche come ci sia stato un drastico cambiamento nei “picchi di produttività” durante la giornata lavorativa. Prima della pandemia gli impiegati erano più produttivi appena prima e appena dopo la pausa pranzo. Dal 2020 un altro picco ha iniziato a registrarsi la sera tardi. Il 30% delle persone coinvolte nello studio è risultata produttiva alle 10 di sera quanto lo era alle 8 del mattino (e cioè a quell’ora stava lavorando al computer, mandando email o utilizzando applicativi non per svago ma per lavoro).
Questo terzo picco di produttività sembra essere causato proprio dal fatto che la flessibilità del lavoro da remoto permette alle persone di gestire la giornata in modo differente, prendendosi delle pause anche durante il normale orario d’ufficio, magari per andare a prendere i figli a scuola, e decidendo poi di finire il proprio lavoro dopo cena.
Sicuramente il lato positivo di questo fenomeno è che lo smart working permette alle persone di gestire la propria giornata al meglio, facendo coincidere ispirazione e produttività più facilmente. Ma la mancanza di confini tra vita privata e lavoro sta creando tantissimi problemi e negli ultimi due anni ha portato al diffondersi del fenomeno della Great Resignation.
Il 52% degli impiegati ha deciso di dare maggiore priorità al proprio benessere e alla propria salute rispetto al lavoro. Questo ha portato al licenziamento volontario nel 2020 il 17% delle persone, e nel 2021 il 18%.
Il problema più grosso? Le riunioni!
Ciò che spinge le persone a lavorare senza limiti di orario è il fatto che oggi lavorare significa soprattutto “fare riunioni”.
Nei primi mesi della pandemia si è registrata un’impennata delle riunioni; numero che è raddoppiato alla fine del 2020 e che nel 2021 è continuato a crescere, raggiungendo quest’anno il massimo storico. Secondo la ricerca di Microsoft oggi le persone partecipano al 250% in più di riunioni rispetto al pre-pandemia.
Questo è dovuto anche al fatto che le aziende sono ancora portate a pensare che il lavoro debba essere sincrono, e che quindi sia necessario organizzare meeting in modo che tutti sia presenti allo stesso momento. Ma il lavoro da remoto può essere asincrono (per la maggior parte degli impieghi), e quindi è necessario che le imprese e i manager rivedano le loro priorità e il vecchio modello di produttività a cui la maggior parte di loro è ancora legata.
Ma prima della pandemia si facevano davvero meno riunioni? Secondo un articolo pubblicato sulla Harvard Business Review nel 2017 il dirigente medio era impegnato 23 ore alla settimana in meeting (mentre negli anni Sessante le riunioni richiedevano solo 10 ore la settimana). All’epoca il 65% del campione intervistato diceva di non riuscire a completare il proprio lavoro a causa proprio delle troppe riunioni. E il 71% le giudicava improduttive e inutili.
Con la pandemia il “problema” delle troppe riunioni è sicuramente peggiorato. Secondo uno studio della scuola di management di Anversa ogni azienda perde 2500 euro l’anno per ogni dipendente, a causa delle riunioni inutili Questo tempo potrebbe essere utilizzato in modo diverso e permetterebbe alle persone di organizzarsi meglio.
Quando le riunioni sono “cattive”? Quando sono troppo frequenti, quando vengono organizzate nel momento sbagliato e quando vengono condotte in modo inadeguato.
Come organizzare “buone” riunioni
I meeting (offline e online) sono solo uno strumento, non possono essere considerati buoni o cattivi a prescindere. È l’uso che se ne fa che può causare effetti indesiderati. Secondo Microsoft le riunioni devono essere organizzate investendo in tre cose: hardware, software e cultura.
Per quanto riguarda l’hardware avere telecamere adeguate o schermi più ampi può facilitare il lavoro (anche quando si tratta di meeting ibride, con alcune persone in presenza e le altre connesse da casa). Naturalmente anche il software fa la sua parte, ma a fare la differenza sono nuove norme culturali che permettono alle call di essere più produttive e utili e alle persone di sentirsi più coinvolte. Ecco quali sono le regole da tenere in considerazione:
- ogni riunione deve avere un obiettivi preciso, che va condiviso con tutti i partecipanti in modo che possano arrivare preparati e non si perda tempo durante il meeting;
- anche un’agenda precisa degli argomenti da toccare durante la call aiuta: va inviata almeno il giorno prima, con la richiesta ai partecipanti di comunicare eventuali altri punti che è necessario discutere, per rimodulare la durata complessiva; se una riunione richiede solo 30 minuti non è necessario programmarla per un’ora “nel caso che…”;
- a ogni riunione devono partecipare solo le persone necessarie; quelle ciò che ne hanno bisogno o che possono portare valore alla discussione (non è necessario che a ogni meeting siano presenti tutti, ma bisogna fare una scelta in base anche a ruoli e compiti di ciascuno);
- non è necessario che più persone di uno stesso team partecipino alla stessa riunione; può essere invitato anche solo un rappresentante per gruppo di lavoro, che poi si prenderà la responsabilità di informare anche gli altri sulle decisioni che coinvolgono il team;
- redigere un verbale permette anche a chi non è presente di essere aggiornato, e può aiutare a programmare il lavoro e a monitorarne i progressi;
- gli interventi devono essere pertinenti e brevi; e se non si ha nulla di utile da dire si può anche evitare di parlare impiegando inutilmente il tempo degli altri;
- le prove tecniche si fanno sempre prima dell’inizio della call, per non perdere i primi 10 minuti a cercare di connettere cuffie e far funzionare microfoni.
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