Quanto vale una pausa?
Devi difendere il tuo spazio tra un appuntamento e l’altro. Serve a te e agli altri.
Ed è urgente farlo proprio adesso.
Perché?
Smartworking colpevole
Oggi lo smart working ha preso nel mirino tutte le immaginarie linee di divisione tra gli spazi e i tempi di lavoro.
Sono linee già da tempo sempre meno definite, per molte ragioni, quasi tutte figlie della tecnologia.
Ma ora, immersi in una crescente autonomia e più grande responsabilizzazione, sono ancora più preziose e necessarie.
Oggi attacchiamo e stacchiamo da un appuntamento all’altro, passiamo senza stop da una riunione all’altra.
Prima, invece, in qualche modo rispettavamo la divisione tra un lavoro, un progetto, una riunione e quella successiva.
Era un confine metaforico, oppure temporale, oppure spaziale.
Fermarsi dieci minuti, prendere un caffè, scendere in giardino o areare l’ufficio erano alcuni degli infiniti modi per difendere questo confine.
Un confine che ora non stiamo più presidiando.
Chi governa le pause?
Oggi non governiamo più le nostre pause, ma prima lo facevamo davvero?
Da sempre la pausa era governata dall’azienda.
La facevamo, ma in un modo o nell’altro, con regole non scritte oppure frutto di dure battaglie con la rappresentanza dei lavoratori, era l’azienda a dettarne o prevederne i tempi e le modalità.
Oggi, gradualmente, la palla passa a noi. E dobbiamo decidere lo schema di gioco.
Prima c’era una voce esterna che ci diceva, spesso con aria concessiva “ok, vatti a fare una pausa, prenditi un caffè”.
Ora c’è invece una voce interiore, che non sempre ascoltiamo, che ci dice “fermati un secondo prima di cominciare quest’altra cosa”.
La cartelletta del capo
Staccare per riposarsi, cambiare ambiente, sgranchirsi le gambe, parlare coi colleghi è giustissimo e fisiologicamente indispensabile.
Molti dei professionisti dei settori della conoscenza, delle tecnologie, dell’informazione e dei servizi in generale sono però abituati a passare da un dossier all’altro, da un argomento all’altro, molte volte durante una giornata.
Fa parte del lavoro non fare una cosa sola.
E proprio qui è importante decidere lo schema di gioco di cui parlavamo.
C’è infatti un’idea tanto diffusa secondo cui siamo diventati tutti amministratori delegati di noi stessi. Ed è realistico pensare che ognuno di noi oggi abbia un’agenda giornaliera fitta come quella di un amministratore delegato.
Nella mia esperienza professionale ne ho visti a decine.
Quasi sempre, quelli bravi entrano in riunione con una cartelletta blu, o nera, predisposta da altri o riempita da loro, magari con una decisione già pronta, un approfondimento del tema da trattare, o qualche utile alternativa.
La cartelletta che si chiude quando è finita la riunione è l’immagine del distacco-intervallo-pausa che deve esserci tra un argomento e l’altro.
Anche per chi fa lavori con meno di responsabilità di un Ceo.
Malefiche sovrapposizioni
Non si apre mai una cartelletta di una riunione se l’altra non è stata chiusa, così come non si dovrebbe cominciare una riunione su Zoom mentre la precedente è ancora in corso.
Eppure, è la prassi.
La frase oggi più sentita èinfatti “scusate ma devo lasciarvi perché mi aspettano in un’altra call”.
E non denota semplice disorganizzazione o un’agenda molto fitta – tutti abbiamo un’agenda fitta!
Ma ci mostra che stiamo per aprire una cartelletta senza aver chiuso quella precedente. Una malefica sovrapposizione è in corso.
E può essere molto dannosa.
Con che livello di concentrazione, preparazione, attenzione, tranquillità, serenità mentale e quindi produttività il nostro interlocutore che ci lascia su Zoom si sta lanciando nella riunione successiva?
Aree protette
Gli intervalli sono quindi importanti. E li dobbiamo gestire con questa consapevolezza.
Va poi detto che la cartelletta del capo ha altri amici.
Andare in bagno, uscire a prendere un caffè, scendere in giardino cinque minuti, indicano che anche lo spazio ci aiuta a mantenere i confini, a separare un dossier da un altro.
Cambiare spazio o interrompere il ritmo serve a preservare queste aree protette del lavoro.
Zone franche indispensabili a conservare concentrazione, così come produttività, ma soprattutto ad aprire la porta alla nostra creatività.
Gli intervalli voluti – prima o poi parleremo anche di quelli non voluti – ci consentono infatti di respirare pensieri freschi, trovare idee, connettere progetti tra loro.
Non sempre è possibile pianificarli, ma usando il caso di una riunione su Zoom va ricordato che è possibile:
- uscire dieci minuti prima del previsto;
- anticipare che si uscirà a breve;
- programmare prima tutti gli obiettivi e gli argomenti della riunione;
- …
Il momento della auto-organizzazione del nostro lavoro è arrivato.
Le pause sono una degli elementi che possono determinarne il successo.
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