Quando scrivi una mail di lavoro, non commettere mai questi 10 errori
https://www.slideshare.net/100006078280496/top-10-mistakes-of-email-writing
Le email di lavoro stanno diventando un problema. Una ricerca pubblicata dalla canadese Carleron University ha dimostrato che ogni lavoratore trascorre un terzo della propria giornata lavorativa – e ben metà delle ore di lavoro da casa – leggendo e rispondendo alle email. Ma non basta. Lo studio ha anche confermato una teoria, e cioè che ben il 30% di questo tempo è letteralmente perso a occuparsi di email che non sono né urgenti né importanti. Il fatto è che tutti – perché quello delle email è un circolo dove siamo sia emittenti che destinatari – ci aspettiamo risposte esaustive e repentine.
A preoccupare gli esperti è che questo atteggiamento, ormai consolidato, non fa altro che scoraggiare i dipendenti e oltre ad avere impatto sulla loro produttività è fonte di stress. Tornare a lavoro dopo qualche giorno di assenza sta diventando un trauma, c’è ormai la certezza di dover spendere gran parte della giornata a recuperare le email arrivate nel frattempo.
In un contesto come questo stiamo però sviluppando le nostre autodifese: ormai ci bastano poche righe per inquadrare un problema, decodifichiamo al volo un messaggio di spam, cestiniamo quel che non ci interessa. Ecco allora che diventa sempre più di fondamentale importanza scrivere le email nel modo più corretto: nessuno vuole essere cestinato perché ci si è dimenticati di scrivere l’oggetto o di personalizzare l’introduzione; così come nessuno vuole trovarsi a inviare una seconda mail di scuse o correzioni. Per tutte queste ragioni le email devono essere chiare, corrette, brevi e personalizzate, e soprattutto vanno evitati questi 10 errori, anzi: ORRORI!
1. Errori di grammatica e battitura
Gli errori di grammatica e battitura, ma anche la mancanza di una punteggiatura adeguata, è questo il peggio che potete fare nello scrivere una mail. Le email sono spesso il vostro unico canale comunicativo, non vorrete mica indispettire l’interlocutore o essere etichettati come ignoranti? È vero che nella fretta qualche errore può scappare, ma questa non può e non deve essere una giustificazione. Rileggete mille volte prima di premere invio.
2. Oggetto sbagliato o assente
L’oggetto è fondamentale, riassume in poche parole il senso del vostro messaggio. Non dimenticatelo mai e non usate parole vaghe e abusate per descrivere la vostra email. Dovete emergere tra il mare dei messaggi ricevuti.
3. Non arrivare al punto
Evitate i giri di parole, nessuno ha tempo da perdere. Non inviate quattro email per una richiesta che potevate fare alla prima, e non nascondete il vostro messaggio nel fiume di battute inutili e controproducenti. Siate diretti e concisi.
4. Cancellate quel che non serve
Se state rispondendo a una mail e lo scambio si protrae da un po’ è inutile lasciare in coda tutti i messaggi precedenti, potrebbero confondere. Cancellate quel che non serve più e soprattutto, se inoltrate una mail che avete ricevuto a qualcun altro: eliminate tutto quello che non solo non è utile ma potrebbe complicarvi le cose.
5. Sbagliare destinatario
Destinatari errati o mancanti, ci sono rapporti di lavoro andati in fumo solo perché qualcuno si è dimenticato di mettere in copia proprio quella persona lì. Con l’inserimento automatico degli indirizzi può anche capitare di scambiare un nome per un altro: non vorreste mai condividere dei dati sensibili con persone terze. State attenti.
6. Evitate i “poemi”
Le email devono essere brevi e al massimo rimandare a un allegato più corposo. Nessuno ha il tempo di leggere 5mila battute, rischiate che il vostro messaggio venga letto per sommi capi, magari saltando proprio quella parte fondamentale.
7. Abbiate rispetto della privacy
Uno degli errori più comuni e fastidiosi è inserire tra i destinatari multipli persone che non si conoscono. A qualcuno potrebbe dar fastidio finire nella rubrica di sconosciuti e voi rischiate di “regalare” a un concorrente un prezioso contatto. Se dovete mandare lo stesso messaggio a persone diverse usate l’invio in copia conoscenza nascosta (CCN), in questo modo tutti riceveranno la mail senza sapere chi siano gli altri in copia.
8. Scrivere tutto in maiuscolo
C’è davvero bisogno di urlare? Ma per favore. Il tono della mail è importante quanto lo stile, e un tono esagerato può essere dato anche dall’uso spropositato del maiuscolo e della punteggiatura!!!!!!!
9. Toni ironici e battute
A meno che con il vostro interlocutore non abbiate instaurato un rapporto di affetto o amicizia evitate di “scherzare” nelle vostre email. Le battute e i toni ironici possono essere facilmente fraintesi, per non parlare del fatto che non conoscendo l’educazione e la cultura di chi sta dall’altra parte del pc rischiate di fare delle grosse gaffe e essere offensivi.
10. Dimenticare che una mail è una prova
Scripta manent, se lo diciamo da secoli un motivo ci sarà. Una volta inviata non avrete più modo di cancellare quella missiva. Se il dado è tratto sarà impossibile tornare indietro. Meglio andare sul sicuro.
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