Come eliminare la vecchia #todolist. Ecco gli strumenti che permettono di lavorare meglio (e meno!)
Le mie giornate iniziavano pressapoco così: un’occhiata ai quotidiani del mattino o alla mail di Good Morning Italia o a SlowNews, – servizi di content curation che meritano un articolo a parte – e poi fogli sparsi qua e là, a volte quaderni, altre post-it colorati in cui scrivevo le cose da fare durante il giorno. Dapprima in base a come mi venivano in mente e ai promemoria che mi arrivavano tramite cellulare e che scrivevo la notte prima di andare a letto, in un secondo momento scegliendo le prime cinque cose assolutamente da fare, dando loro un ordine di priorità e sperando di portarle a termine tutte per dare un senso alla giornata lavorativa.
Poi un giorno mi è stato chiesto di coordinare un team di persone con diverse competenze, che non si trovava sempre fisicamente accanto a me, così mi sono chiesta: Come evitare di mandarsi mail su mail? Come evitare di usare excel che deve essere costantemente aggiornato e rinviato ogni volta che viene fatto qualcosa di diverso? E via con tante altre domande di questo genere.
La prima risposta è stata Google Drive, che è sempre utilissimo, ma poi ho scoperto che di tool che fanno cose diverse ce ne sono tanti. Eccone alcuni sperimentati in prima persona, con una raccomandazione: se ne conoscete o scoprite altri più validi, scrivetemelo subito (e grazie in anticipo!).
Partiamo con Trello, strumento di project management con cui si può fare… di tutto. Mi ha conquistato fin da subito perché facile da usare per se stessi ma anche per e insieme agli altri.
Il primo passo è creare il proprio board dove “attaccare” post-it digitali per gestire tutti i task della giornata o del progetto che state affrontando. Ogni board è formato da una lista di attività: mettiamo il caso che stiate lavorando alla parte iniziale di un progetto, potete suddividerlo in varie fasi e inserire tutte le attività previste. Poi aggiungete la data entro cui quell’attività dovrà essere fatta, i commenti, una check list e invitate altre persone a visualizzare e condividere questa attività. Se poi un membro del team non sta facendo tutto come previsto, potete scrivere note personali e riservate o commentare rendendo esplicite le vostre lamentele a tutto il gruppo.
E tutto questo potrete farlo ovunque: Trello è sempre raggiungibile da computer e da tutti i dispositivi mobili iOS, Android e Windows Phone.
Swipe è uno strumento che permette di controllare e organizzare il proprio lavoro con un’app.
Potete suddividere le vostre attività in to do e done, per esempio, e spostarle continuamente da una colonna all’altra e, ancora, smarcare quelle che avete portato a termine. L’app permette di vedere cosa avete fatto in settimana, di inserire tra le note le ore che avete impiegato a svolgere quella determinata attività e cosa non è andato bene. Se invece non riuscite a concludere il vostro lavoro, con un semplice tocco potete decidere a quando rinviarlo. Se scaricate l’app, le varie attività vi arriveranno come promemoria sul cellulare. Swipe è anche collegabile a Evernote e alla vostra mailbox e a breve si interfaccerà con Google Calendar e Dropbox.
Evernote è un taccuino. O, meglio, molto più di un semplice taccuino. A cosa serve? Immaginatevi per un momento a un convegno aziendale: tanta gente che prende appunti su carta o sul blocco note dello smartphone o scrivendo una mail (l’ho visto fare) da inviare a se stessi o salvare nelle bozze. Con Evernote è tutto molto più semplice: potete prendere appunti, scrivere un progetto, fare un’analisi di un contesto, iniziare a fare il report di una riunione alla quale state partecipando. E poi aggiungere altri appunti, foto, screenshot, pdf e tanto altro ancora. Potete condividere i vostri appunti con gli altri oppure taggarli e fare la ricerca per parole chiave. E ancora: vi viene in mente un post che vorreste mettere su Facebook o qualche altro social? Potete iniziare a scriverlo con Evernote e poi condividerlo.
Vi sembrano tutte funzioni interessanti ma il vostro problema è il tempo? Toggl fa al caso vostro: è un time tracker, uno strumento di time management.
Come funziona? Quando state per iniziare un’attività, cliccate su start e misurerete il tempo impiegato, con tanto di report finale delle tempistiche di ogni attività inserita. Toggl permette di fare i confronti tra la settimana precedente e quella in corso, per vedere quanto è aumentata la produttività, aiuta a monitorare la lunghezza delle riunioni e dei propri speech, dà valore a ogni singolo istante della vostra giornata lavorativa.
Che dite: è arrivato il tempo di gestire il vostro tempo diversamente?
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