7 regole per migliorare la nostra gestione del tempo
“Non ho mai un momento libero”, “Ho mille cose da fare”, “Non riesco nemmeno più a fare la pausa pranzo”, “Vorrei avere una giornata di 48 ore…”. Nella frenesia del nostro quotidiano, sono frasi che risuonano sempre più frequentemente. La constatazione a cui tutte queste espressioni fanno riferimento è semplice: “Non ho tempo”. Non abbiamo, ovviamente, il tempo per riuscire a fare tutto; è quindi indispensabile scegliere su cosa concentrare la nostra attenzione e i nostri sforzi, evitando così di disperdere energie e girare a vuoto.
Ma come possiamo definire il tempo, che così tanto sembra mancarci, e la cui mancanza ci assilla? Sant’Agostino, interrogato in merito, sosteneva: “Se nessuno me lo chiede lo so, se volessi spiegarlo a chi me lo chiede, non lo so”. Fra le tante cose che ci accompagnano nella vita, il tempo è sicuramente una di quelle più evanescenti e impalpabili, ma anche una di quelle più importanti e determinanti per il raggiungimento dei nostri obiettivi.
Ognuno di noi possiede una propria concezione del tempo, tanto è vero che tutti noi ingaggiamo le nostre personali battaglie contro questa entità. Possiamo suddividere il tempo in tre tipologie: il tempo naturale, il tempo collettivo e quello della mente.
Il tempo naturale riguarda gli aspetti fisiologici dell’esistenza, i cicli del nostro pianeta e dell’universo circostante.
Il tempo collettivo è quello del calendario e dell’orologio, degli appuntamenti e delle scadenze, delle “feste comandate” e dei grandi riti collettivi (come le vacanze…); insomma, tutto ciò che organizza la nostra vita.
Il tempo della mente, invece, rappresenta qualcosa di molto intimo e privato. Riguarda il modo in cui ognuno di noi dà un senso al fluire dei giorni, dei mesi, degli anni, in base agli eventi, alle esperienze personali ed alla loro interpretazione soggettiva. Tutti noi, quindi, ci muoviamo nel tempo naturale, ci organizziamo in base a quello collettivo ed interpretiamo gli eventi in cui siamo coinvolti attraverso quello mentale. Esiste, tuttavia, una caratteristica ancora più generale: il tempo è la cosa più equa e democratica al mondo! Non possiamo avere più o meno tempo di qualcun altro. Tutti noi abbiamo sempre a disposizione 24 ore, vale a dire 1.140 minuti, ossia 86.400 secondi ogni giorno. Albert Einstein, Galileo Galilei, Leonardo da Vinci e Steve Jobs hanno avuto a disposizione giornate di 24 ore, proprio come noi, e sono riusciti a raggiungere risultati prestigiosi.
Anche noi abbiamo la possibilità di raggiungere risultati importanti, a livello professionale e personale. Risultati che ci regalino soddisfazione e gratificazione, che ci facciano sentire bene, che diano un senso di pienezza al nostro passaggio nel tempo. Il contesto socio-economico in cui ci troviamo è così complesso che ci porta ad avere costantemente una mole di attività da svolgere sempre superiore al tempo disponibile. Ammettiamolo: non è sempre facile orientarsi nel caos quotidiano in cui siamo immersi. Ecco di seguito 7 regole per rendere più efficace e produttiva la nostra gestione del tempo.
- Definite le vostre priorità. È il principio fondamentale per organizzare al meglio il proprio tempo. Possiamo partire da qui: mixare il grado di urgenza e quello di importanza di ogni nostra attività. L’urgenza ha a che fare propriamente con il tempo, l’importanza con il valore che una determinata attività ci procura, a livello professionale o personale. Non tutto è così urgente e importante così come molti nostri interlocutori, con le loro pressanti richieste, vogliono trasmetterci! Quanto è urgente e quanto è importante ogni nostra singola attività? Proviamo a porci spesso questa domanda durante la nostra giornata. Forse scopriremo quanto tempo ed energie stiamo dedicando a questioni di fatto non così rilevanti…
- Evitate il multitasking. Sembra essere un’esigenza imprescindibile delle nostre giornate affollate di impegni. Per sopravvivere ad un eccessivo carico di attività, tendiamo spesso a fare più cose contemporaneamente. Ma quale sarà la qualità di diverse attività svolte insieme? Molto probabilmente non alta. Cerchiamo quindi di dedicarci ad un’attività per volta, così da evitare il rischio di errori e dispersioni.
- Eliminate le distrazioni. Messaggi, email, telefonate, notifiche varie sui nostri profili social: tutto ciò rappresenta un flusso quasi continuo di distrazioni, che contribuiscono a spostare la nostra attenzione e il nostro focus mentale, riducendo di conseguenza la nostra produttività. Se ci stiamo occupando di un’attività importante, che richiede i più alti livelli di concentrazione, meglio silenziare lo smartphone e rifugiarci in un luogo tranquillo, lontano da ogni rumore e possibile interruzione.
- Imparate a sfruttare i momenti di massima resa. Siete allodole o gufi? Se i vostri livelli di energia sono massimi fin dal primo mattino, rientrate nel profilo delle allodole. Se, invece, riconoscete di rendere molto di più tra le ore pomeridiane e serali, apparterrete molto probabilmente alla categoria dei gufi. Occorre prestare attenzione al nostro bioritmo giornaliero. Dedicarsi alle attività più importanti e che richiedono maggiore focalizzazione nei momenti di bioritmo elevato è un ottimo modo per risparmiare tempo: si tratta, infatti, di momenti magici, in cui siamo più ispirati e concentrati; cerchiamo di non sprecarli per attività marginali e di poco conto!
- Imparate a sfruttare i tempi morti. Frequentai l’università da pendolare. Oltre quattro ore al giorno fra auto, treni e metropolitane. Fu proprio in quel periodo che imparai a sfruttare al meglio tutti quegli inevitabili tempi morti: leggendo, studiando, costruendo nuove relazioni e amicizie. Se viaggiate spesso per lavoro, oppure siete pendolari, provate a rendere produttivi i tempi dei vari spostamenti. La gratificazione derivante dal dedicarsi ad attività utili e piacevoli ha il potere di annientare la frustrazione che provereste nell’affrontare un tempo irrimediabilmente perso.
- Evitate di procrastinare. Temporeggiare, rimandare, procrastinare: sono cattive abitudini. Ne siamo affetti? Se sì, proviamo a capire quali sono le attività e le questioni che tendiamo più spesso a rinviare. Scopriremo che si tratta non solo di quelle più noiose e che meno ci piacciono, ma soprattutto di quelle che ci fanno più paura. Le cose che temiamo maggiormente sono spesso importanti, magari non urgenti. Ma rimandandole nel tempo, diventeranno anch’esse urgenti, si andranno a sommare a tutte quella attività che già sono caratterizzate da un’elevata urgenza, provocandoci così ansia e stress. Meglio affrontarle per tempo, con decisione e senza indugi. D’altra parte, anche una maratona, lunga e sfidante, comincia con un primo passo!
- Imparate a gestire i “ladri di tempo”. Sono in agguato costantemente. Ed è facile individuarli. Solitamente si annunciano chiedendo con garbo: “Posso rubarti un minuto?”. Dobbiamo imparare ad educare i nostri interlocutori. Se proprio vogliono “rubarci” del tempo, possiamo condividere con loro se e quando saremo disponibili, e per quanto tempo. Ricordiamoci che essere disponibili è importante, ma non significa essere a disposizione di altri! Quindi, impariamo a gestire gli immancabili ladri di tempo con un deciso ma gentile “NO”.
Pochi semplici consigli da mettere in pratica, per cercare di dominare il caos delle nostre giornate. La sfida consiste nel focalizzare la nostra attenzione e le nostre energie sulle attività a maggior impatto sui nostri obiettivi; ossia su quelle attività che ci consentono di raggiungere dei risultati migliori e più gratificanti, evitando di sprecare tempo prezioso per questioni e situazioni inutili.
