Come ti comporti durante le riunioni di lavoro? Ecco 5 errori da evitare
Riunione, meeting, consiglio, assemblea, tavola rotonda. All’interno di un’organizzazione lavorativa sono molti i termini usati per indicare il momento in cui ci si riunisce intorno ad un tavolo per discutere un progetto o un’iniziativa.
Solitamente i meeting servono per verificare lo stato dell’avanzamento delle attività, confrontarsi, tirare le somme, enumerare i risultati ottenuti. C’è chi le detesta, ma è inutile negare che sono un momento fondamentale per fare il punto della situazione, scambiare opinioni con i colleghi e soprattutto con i superiori, discutere le problematiche riscontrate e studiare nuove strategie.
Proprio perché si tratta di un’occasione importante per migliorare l’organizzazione aziendale, le riunioni non andrebbero mai sottovalutate anche se possono sembrarci improduttive. Mai dimenticare poi che sono un modo per farsi notare e per esporre le proprie idee. Insomma se si vuole fare carriera che ci piaccia o no sono queste le occasioni in cui si deve dare il meglio e cercare di fare buona impressione. Ecco allora che è importante non commettere mai questi 5 errori.
1. Arrivare in ritardo
Se la riunione è stata organizzata per le 9.00 ti converrà arrivare alle 8.50. Arrivare con qualche minuto di anticipo ti permetterà di entrare nel “clima”, chiarirti le idee, essere pronto a dare il meglio. Mai sottovalutare poi gli imprevisti, qualunque sia la causa del tuo ritardo potrebbe metterti in cattiva luce agli occhi dei colleghi e soprattutto del capo. Arrivare a riunione iniziata è interpretato come sintomo di disinteresse e poca serierà, senza parlare dell’imbarazzo di entrare in una stanza mentre gli altri hanno già preso posto e iniziato la discussione.
2. Lasciare acceso il cellulare
A meno che tu non stia aspettando una chiamata che potrebbe cambiare radicalmente il corso dell’incontro ti conviene spegnere il telefono o per lo meno impostarlo su silenzioso. Siamo tutti pieni di impegni e compiti da portare a termine che possono aspettare.
3. Essere impreparato
Alle riunioni bisogna essere preparati, anche se non è previsto un nostro intervento. Non si può mai sapere come andranno le cose, dove condurrà la discussione e cosa il capo deciderà di chiedere e controllare. È importante arrivare all’incontro con tutti i materiali inerenti al progetto conoscendoli fin nel minimo dettaglio. Essere impreparati comporta poi uno stato d’ansia che non ti permette di seguire il corso del meeting e, anche qualora non venissi interpellato, la riunione sarà stata per te solo una perdita di tempo.
4. Distrarti
Nonostante sia sintomo di una cattiva gestione del tempo può capitare che alcune riunioni vadano per le lunghe. Anche in questo caso è importante rimanere concentrati. Distrarsi vi farà perdere il filo del discorso, con il rischio di essere impreparati qualora qualcuno vi chiami in causa. Estraniarsi dalla discussione potrebbe poi portarvi a vagare con la fantasia, e – soprattutto se vi trovate in un periodo di forte stanchezza e stress – addormentarvi. Non vorreste mai essere svegliati dalla gomitata del vostro vicino di posto e scoprire che tutti vi stanno fissando.
5. Fare lo “show”
Lo abbiamo detto, le riunioni sono un momento d’oro per farsi notare, questo non significa che dovrai fare di tutto per metterti in mostra. Parlare troppo senza lasciare agli altri la possibilità di esprimersi, intervenire a ogni costo solo per dire la propria, sono comportamenti che potrebbero spazientire i presenti e finire con l’essere controproducenti. Cerca di capire qual è il momento giusto per prendere le parola, parla poco e in maniera chiara, focalizzandoti sulle cose che contano davvero. Rimane più impressa una frase ben detta e pronunciata al momento giusto che un mare di parole pronunciate solo per attirare l’attenzione.
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