Ecco come costruire un'agenda efficace in tre passaggi
Quando ho detto a una persona che manager e imprenditori mi pagano anche 20.000 euro per mettere a posto la loro agenda, la sua risposta mi ha confermato quanto sottovalutiamo lo strumento più potente che abbiamo. La persona infatti mi ha risposto: ma ci sono le app gratuite e gli organizer! Ecco, questo è quello che pensiamo sia un’agenda – ed è per questo che molti di noi non si avvicinano neppure ai risultati che vogliono.
L’agenda non è una lista di cose da fare: è il motore della tua vita, è come occupi la risorsa più preziosa che hai, cioè il tempo.
L’agenda spesso diventa automatica, proprio grazie alla capacità della nostra mente di automatizzare comportamenti ripetuti nel tempo, creando abitudini. Le nuove routine ci fanno risparmiare banda mentale e velocizzano i processi, ma hanno un grosso difetto: scendono sotto il nostro livello di consapevolezza.
La nostra agenda è un insieme di abitudini: di processi cioè reiterati che presto diventano il nostro mondo. Quante persone conosci che corrono tutto il giorno, sono sempre stressate e dichiarano sconfortate: “Non ho tempo per niente!”. Questo accade perché sono diventate prigioniere delle loro agende. Se ci pensi, quando vediamo un’opportunità o vogliamo incontrare una persona, consultiamo la nostra agenda per vedere quando abbiamo tempo: praticamente, chiediamo all’agenda il permesso di fare qualcosa che magari ci farà stare bene o che ci porterà grandi risultati. E spesso l’agenda risponde: “No!”
L’agenda è fondamentale perché, essendo un insieme di abitudini, moltiplica i vantaggi o gli svantaggi di ogni singola azione. Se automatizzi azioni inefficaci la tua agenda sarà un disastro, un continuo correre da un’attività all’altra con risultati frustranti.
Un’agenda efficace ed evoluta ti permette di moltiplicare il vantaggio delle tue azioni: diventi inarrestabile. Avrai sicuramente visto persone estremamente produttive, serene, capaci di gestire anche la vita persona con efficacia e grazia; questo perché hanno automatizzato un’agenda molto più efficace di altri.
L’agenda diventa obsoleta molto velocemente: ne diventiamo schiavi quando non la facciamo evolvere e ci sentiamo quasi costretti a fare quello che abbiamo scritto sul nostro organizer.
Per diventare estremamente efficaci e molto meno stressati, è importante riprendere il controllo della propria agenda e non darla per scontato. La frase “ho sempre fatto così,” è il killer della nostra produttività e del nostro benessere.
Ecco tre regole fondamentali da seguire:
- Tratta l’agenda come un insieme di routine
All’inizio di ogni settimana quindi, ordina le tue routine e osservale bene, classificandole in quattro:
– Routine da accelerare – funzionano, ti portano grandi vantaggi e hanno bisogno di più tempo.
– Routine da modificare – potrebbero funzionare, ma devi cambiare qualche cosa nel processo.
– Routine da creare – per raggiungere i tuoi obiettivi, quali azioni efficaci devi automatizzare?
– Routine da eliminare – cosa che non facciamo mai: attività, progetti, riunioni non più importanti vanno eliminate, l’agenda deve essere leggera. - Parti dal fondamentale
L’agenda diventa la nostra padrona quando accettiamo i suoi ordini: l’agenda di settimana scorsa è ormai passata, ne serve una nuova. Guarda i tuoi obiettivi più importanti, senza una scadenza, che non trovano quindi tempo tra le urgenze e inseriscili nell’agenda prima di tutto il resto: occupa almeno il 20% per le cose veramente importanti. Dedica un altro 20% allo sviluppo di nuove opportunità e progetti che stai lasciando da parte da tempo. Adesso metti l’operatività quotidiana: ti rimane il 60% del tempo, per cui devi fare qualcosa che pochi sanno fare: eliminare, alleggerire il superfluo.
- Se non è scritto in agenda, non esiste
Quanti progetti, obiettivi, azioni hai pensato che volevi assolutamente fare nel tragitto in auto dalla casa al lavoro, per poi dirti sconsolato: non ho tempo! Quando vuoi fare qualcosa, devi scriverlo in agenda, con un tempo preciso. Sono importanti appuntamenti con te stesso che devi rispettare, come rispetteresti un appuntamento importante con qualcuno.
In questo modo la tua agenda è in continua evoluzione: eliminerai attività inefficienti e stressanti e ti concentrerai su attività importanti. L’effetto moltiplicatore dell’agenda ti renderà produttivo senza stress e non sarai più alla sua mercé di quanto tu stesso hai creato.
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