Dal coworking ai nuovi uffici, 10 regole per progettare uno spazio di lavoro innovativo, efficace, relazionale
Progettare uno spazio di lavoro vuol dire innanzitutto fare tante domande, ma soprattutto osservare.
Disegnare uno spazio di lavoro può avere tre evoluzioni differenti:
- creare uno spazio nuovo per un progetto nuovo (si parte senza storia);
- creare uno spazio nuovo per un progetto che ha una sua storia ( e quindi possiamo capire come le persone lavoravano all’interno del vecchio spazio);
- trasformare lo spazio del progetto già esistente con un nuovo layout.
Le tre situazioni richiedono tre diversi approcci.
Nel primo caso è importante dialogare apertamente circa il concept del progetto, proiettare nel tempo la visione di come verrà utilizzato lo spazio e quindi creare un progetto partendo dalla user experience ipotizzata. Nel secondo e terzo caso spesso viene espressa una necessità, una volontà, un desiderio, ma questo nasce senza una preventiva osservazione di come lo spazio viene normalmente utilizzato.
Quando si guardano poi i comportamenti delle persone all’interno di un luogo magari ci si sorprende a notare che nessuno usa uno degli spazi che ritenevamo così importanti ma invece predilige altri spazi, per esempio l’area divani.
La prima regola per disegnare uno spazio di lavoro quindi è vivere per un periodo all’interno di quello spazio per capire come funziona, registrare quali sono i flussi principali, dove c’è maggiore intensità di rumore, dove di silenzio, dove si posiziona la sfera della privacy, dove la gente si incontra.
Uno spazio di lavoro ideale non esiste ma va disegnato attorno alle persone, ai loro bisogni e ai loro ruoli, bisogna ascoltare e fare le giuste domande perché tutto passa per le reti di relazione tra le persone, quindi vanno studiati anche gli sguardi e i momenti di scambio informali.
Lo scorso anno ho avuto l’opportunità di aiutare un’azienda a progettare gli spazi, l’abbiamo fatto in maniera molto aperta, condivisa e partecipata e i risultati sono stati sorprendenti perché diversissimi da come li immaginavamo. Abbiamo messo al centro le persone e questo ha stravolto le nostre idee.
Ma come deve essere uno spazio di lavoro? Quali caratteristiche deve avere?
1 Deve essere semplice
Bisogna creare una base architettonica funzionale, semplice, chiara. E su di essa lavorare per livelli. Consentire ai dipendenti di portare oggetti personali, foto di famiglia, ciò che li fa star bene perché questo crea un’anima al luogo e fornisce alle persone benefici immediati. Non solo questi oggetti illuminano un ufficio magari noioso ma creano senso di comunità e al suo interno le persone si comporteranno in maniera più naturale,
2 Deve avere luce naturale
Abbiamo bisogno di luce per l’energia e la crescita, per questo lo spazio ufficio dovrebbe avere molta luce naturale perché ha effetti benefici sulla salute e può stimolare la creatività. Avere porte e alcune parti delle pareti di vetro favorisce la propoagazione della luce.
3 Deve aver un buon riscaldamento e raffreddamento e delle buone sedute
Non c’è nulla di peggio che lavorare con troppo caldo o troppo freddo, la temperatura dell’ambiente deve essere giusta per permettere di lavorare in maniera confortevole e produttiva. E nulla di più sbagliato che avere sedie scomode, nel budget è bene considerare dei prodotti validi, faranno la differenza.
4 Deve avere diverse tipologie di aree di lavoro
Lo spazio deve essere su misura per tutti, dando la possibilità di scegliere tra aree di lavoro, incontro e relax, in cui convivono situazioni di privacy e spazi per socializzare. Come una buona città o un buon ristorante, al cui interno vi sono varie aree, così anche uno spazio di lavoro deve essere progettato con lo stesso metodo.
5 Deve avere un angolo caffè
Indispensabile per creare e sostenere il senso di gruppo sono gli spazi informali comuni: l’angolo del caffè funge proprio da riferimento per l’ispirazione, l’incontro o la boccata d’ossigeno. Attorno a questo spazio ci devono essere tutti gli elementi essenziali per l’interazione, la comunicazione e la commistione casuale.
6 Deve avere indicazioni chiare, mappe per trovare ciò che si cerca e bacheche con info, dettagli e messaggi
Mi capita spesso di entrare in uno spazio di lavoro e non capire dove posso trovare quello che sto cercando. Per agevolare un buon lavoro è necessario lavorare in maniera grafica per sottolineare elementi, spazi, funzioni particolari, e per segnalare persone con ruoli di riferimento. Inoltre è utile avere bacheche con informazione e messaggi, crea molto il senso community e agevola la sua costruzione.
7 Deve avere una mappa con le foto delle persone
Quando si lavora in uno spazio ciò che fa la vera differenza sono le persone con le quali si lavora o con cui ci si mette in relazione. Avere una bacheca con la foto e la presentazione delle persone abbassa i muri e crea subito una migliore disposizione all’ascolto, all’interazione e alla collaborazione.
8 Deve presentare del verde e prediligere materiali naturali
La presenza di piante all’ interno dello spazio di lavoro o di fronte ai propri occhi distende la mente e crea un’atmosfera più piacevole, quasi ad ossigenare l’aria. I materiali utilizzati è bene che riflettano scelte etiche e sostenibili per creare spazi che minimizzino il loro impatto sull’ambiente, per questo motivo è preferibile scegliere materiali non inquinanti, riciclabili, di provenienza locale.
9 Deve avere parete e superfici per far esprimere le persone
Lasciate che le persone scelgano come essere creative. Alcune creano con i pastelli, alcune con i computer, ad alcune piace alzarsi e scrivere sul muro. Se si va in una sala conferenze con pannelli bianchi e un orologio, la maggior parte delle persone rimane bloccata e difficilmente userà una lavagna, ma se si mette della carta sul tavolo tutti inizieranno a scarabocchiare. Quindi pensate a superfici in cui ognuno si senta a proprio agio per esprimersi.
10 Deve essere flessibile
La struttura dello spazio di lavoro deve essere modulare, con pareti che possono essere facilmente riconfigurate per soddisfare le esigenze delle persone quando nuove idee richiedono nuove finalità dallo spazio. Le stanze hanno bisogno di essere progettate per evitare il senso di gerarchia e gli spazi dovrebbero essere in grado di venire riarrangiati all’infinito con pareti scorrevoli, mobili e tavoli su ruote, sgabelli.
Infine, ricordate che fare un progetto non è solo creare cose, bensì creare strategie di connessione tra le persone, quindi concentratevi anche su luoghi spesso non considerati, come lo spazio d’attesa, quello per l’accesso al bagno o l’area fotocopiatrici, perché sono luoghi dove spesso le persone si incontrano, iniziano a dialogare e si confrontano. Progettare uno spazio osservando i vari comportamenti che si generano all’interno rende lo spazio più umano, spontaneo e flessibile, e rende le persone più efficienti, creative e pronte a promuovere discussioni che svolgono un ruolo essenziale nel processo di sviluppo, abbattendo muri e stimolando la collaborazione.
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